A公司是一家汽車零配件制造公司。在一次咨詢服務(wù)中，其人力資源經(jīng)理和部門經(jīng)理反映了一些問題：比如公司時(shí)常出現(xiàn)員工抱怨不知道干什么？對工作的角色和內(nèi)容經(jīng)常產(chǎn)生沖突和誤解；重疊職責(zé)和職權(quán)，結(jié)果造成“努力”的重復(fù)和無效；挑選和錄用的員工與工作要求不相符合；績效考核時(shí)感到缺少依據(jù)，無從著手；培訓(xùn)方案不適合工作要求；經(jīng)常造成生產(chǎn)力和品質(zhì)的降低等等。面對層出不窮的問題，大家都感到比較困惑：一方面問題需要有效解決；另一方面卻又找不到解決問題的工具和方法。怎么辦呢？

    分析和診斷

    公司出現(xiàn)上述問題，在很大程度上是由于對某一職務(wù)的職能描述不清楚，如工作內(nèi)容、職責(zé)及范圍、機(jī)構(gòu)沒有書面描述清楚，并缺少向相應(yīng)的人員作專項(xiàng)交待和培訓(xùn)所致。應(yīng)該說，職務(wù)是由許多主要職責(zé)在重要性與數(shù)量上相當(dāng)?shù)囊唤M職位或崗位組成的。這些崗位或職位的性質(zhì)、類別、環(huán)境、條件基本相似。所以職位和職務(wù)是兩個(gè)完全不相同的概念。一個(gè)公司中可以有若干個(gè)相同的職務(wù)，但不會(huì)有重復(fù)的職位，否則便會(huì)形成職責(zé)或職權(quán)重疊的現(xiàn)象，并延伸其他管理問題。這是許多人力資源工作者和部門經(jīng)理經(jīng)常犯的錯(cuò)誤或令其頭疼的問題。另外，如果公司員工對自己的工作內(nèi)容、職權(quán)范圍不清楚，或者清楚了但沒有受過專門而正規(guī)的培訓(xùn)，因而沒有掌握完成工作內(nèi)容和任務(wù)的技能，也會(huì)加劇上述問題的出現(xiàn)。問題解決之道在哪里？A公司通過顧問公司的咨詢服務(wù)，引進(jìn)“職務(wù)說明書”這一人力資源管理工具，迅速而有效地解決了上述問題。

    現(xiàn)將管理工具“職務(wù)說明書”的相關(guān)概念、程序和方法介紹如下：

    （一）職務(wù)分析

    ·概念——一種對職務(wù)的設(shè)置目的、主要職責(zé)、工作內(nèi)容、權(quán)限范圍、機(jī)構(gòu)關(guān)系以及工作環(huán)境、工具準(zhǔn)備、設(shè)備等做重要的文字說明的文件。進(jìn)行科學(xué)而有效的職務(wù)分析是設(shè)計(jì)職務(wù)說明書的前提。

    ·程序——職務(wù)分析應(yīng)遵循一定的程序。一般來講，首先應(yīng)由專業(yè)人員運(yùn)用一定的調(diào)查手段搜集職務(wù)信息，進(jìn)行初步信息處理；然后進(jìn)行職務(wù)現(xiàn)場考察和面談，進(jìn)行第二次信息搜集和處理，最后根據(jù)正確而適應(yīng)的信息設(shè)計(jì)職務(wù)說明書，保證了職務(wù)說明書符合職務(wù)要求和組織目標(biāo)。

    ·方法——進(jìn)行職務(wù)分析通常有五種方法：

    1、工作特點(diǎn)分析法——主要明確工作的職務(wù)職責(zé)、種類和完成工作所需要的工具、資料、人員支持；特點(diǎn)分析要依據(jù)歷史資料、職務(wù)要求和組織目標(biāo)三個(gè)要素進(jìn)行。

    2、員工特點(diǎn)分析法——“一個(gè)蘿卜一個(gè)坑”，適人適崗，人盡其才。運(yùn)用專業(yè)的性格能力測試工具來考察員工的素質(zhì)能力和潛質(zhì)；還要對每一個(gè)員工的視力、身高、體重、知識(shí)結(jié)構(gòu)、管理程度等了如指掌并作好書面記錄。

    3、問卷調(diào)查法——問卷設(shè)計(jì)應(yīng)邀請管理專家設(shè)計(jì)和制作，并由專家委員會(huì)進(jìn)行信息分析和處理，并作出結(jié)論。這可以在較短的時(shí)間內(nèi)收集到大量的信息，為職務(wù)說明書的設(shè)計(jì)準(zhǔn)備資料。

    4、職務(wù)工作日記法——一般作法是由任職人員自己記錄下每天工作和活動(dòng)的內(nèi)容。記錄沒有重要和非重要的區(qū)別。真實(shí)而全面的記錄可生動(dòng)描述出工作的狀態(tài)，為職務(wù)分析準(zhǔn)備有價(jià)值的原始數(shù)據(jù)和信息。職務(wù)工作日記堅(jiān)持10天為最佳，天數(shù)過少積累的數(shù)據(jù)和信息不全面、不準(zhǔn)確；天數(shù)過多工作量過大且會(huì)造成信息重復(fù)。

    5、關(guān)鍵事件描述法——工作過程會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)或重復(fù)一些關(guān)鍵事件。在進(jìn)行職務(wù)分析時(shí)要收集盡可能多的關(guān)鍵事件并進(jìn)行定性描述。

    特別要說明的是，職務(wù)分析是針對工作本身而不是針對某個(gè)具體的人，而且上述方法可交叉使用。職務(wù)分析完畢后即可設(shè)計(jì)職務(wù)說明書。職務(wù)說明書是員工管理、目標(biāo)管理、職務(wù)評估、績效考核、理順管理流程的基礎(chǔ)工具。

    （二）職務(wù)說明書

    ·職務(wù)說明書要解決的問題

    1、描述職務(wù)目標(biāo)——不同職務(wù)有不同的目標(biāo)。描述職務(wù)目標(biāo)遵循“3W”法，即為什么要設(shè)計(jì)本職務(wù)（目的）——why；職務(wù)有多大權(quán)力（職權(quán)范圍）——within；本職務(wù)主要干哪些工作（工作內(nèi)容）——what。

    2、確定職務(wù)職責(zé)——描述職務(wù)工作內(nèi)容還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還須要確定能保證工作內(nèi)容高效完成的職責(zé)。職責(zé)要按照由主到次順序書寫，用關(guān)鍵詞描述所應(yīng)擔(dān)負(fù)的責(zé)任。

    常見的錯(cuò)誤：描述語言比較模糊，讓任職者不知所以然；關(guān)鍵詞運(yùn)用不當(dāng)，混淆了職務(wù)間的區(qū)別；許多人力資源工作者和部門經(jīng)理在設(shè)計(jì)職務(wù)說明書時(shí)往往不專業(yè)，也帶來很多問題。

    ·規(guī)范職務(wù)說明書要素

    設(shè)計(jì)職務(wù)說明書最大的問題是格式、語言和內(nèi)容不規(guī)范，給管理造成很大麻煩。一般來講，規(guī)范的職務(wù)說明書包含以下八個(gè)要素：

    1、表頭格式——注明職務(wù)名稱、歸屬部門、級別、編號。由于職務(wù)說明書要由專業(yè)人員擬寫，并提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核和批準(zhǔn)，所以還要在表頭格式上注明擬寫人、審核人（部門）和批準(zhǔn)人（部門）。

    2、知識(shí)技能——描述某職務(wù)所需的相關(guān)知識(shí)和學(xué)歷要求、培訓(xùn)經(jīng)歷和相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。為引起重視，還要指明為什么這些知識(shí)是必需的，例如某外資企業(yè)的職務(wù)說明書在尾條強(qiáng)調(diào)“具體上述知識(shí)技能有利于組織目標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)?！?

    3、復(fù)雜程度——工作有難易之分。該要素主要描述該職務(wù)對于一個(gè)合格員工來講，職務(wù)的難易程度。這主要從工作本身的性質(zhì)、量、范圍、時(shí)效性等全方位考慮。

    4、責(zé)任范圍——描述該職務(wù)所承負(fù)的主要責(zé)任和能夠影響的范圍。

    5、實(shí)施管理——描述實(shí)施管理的性質(zhì)、管理人員或員工性質(zhì)。包括水平、類型、管理的多樣性、職務(wù)權(quán)限、直接和間接管理者的員工的層次和數(shù)量。這給職務(wù)任職者一個(gè)非常清晰的工作內(nèi)容和管理范圍。

    6、人際關(guān)系——根據(jù)職務(wù)在組織中的地位和協(xié)作職務(wù)的數(shù)量，描述完成此項(xiàng)工作需要與公司其他部門（人員）的聯(lián)系要求；描述相互關(guān)系的重要性和發(fā)生頻率，注明信息交流的渠道和發(fā)揮主體及影響度。

    7、操作技能——描述完成該項(xiàng)工作對任職者的靈活性、精確性、速度和協(xié)調(diào)性的要求，所需要的技能水平。操作技能對于此項(xiàng)工作的重要性程度？技能應(yīng)如何改善和提升。

    8、工作環(huán)境——環(huán)境對工作影響很大。描述完成工作所需要的條件支持、工作環(huán)境對任職者精神和體力等方面引起不適和損耗的程度。任職者對工作環(huán)境的喜好厭惡程度及調(diào)整方法。

    成功要決：以職務(wù)分析為主要依據(jù)，在設(shè)計(jì)過程中促成職務(wù)任職者和主管共同參與，與任職者進(jìn)行一對一的溝通，而且要及時(shí)進(jìn)行維護(hù)和跟進(jìn)，對職務(wù)說明書的管理要有一定的保障制度。

    職務(wù)說明書是公司進(jìn)行人力資源開發(fā)和管理的重要工具，對于提高工作績效、績效評估、崗位培訓(xùn)、規(guī)范管理流程、目標(biāo)管理等都具有基礎(chǔ)性作用。國內(nèi)相當(dāng)比例的公司還不習(xí)慣于利用職務(wù)說明書來進(jìn)行人力資源開發(fā)和管理，這對于公司的發(fā)展影響極為不利。期望越來越多的企業(yè)引進(jìn)并利用“職務(wù)說明書”優(yōu)化人力資源的配置，提高人力資源管理水平。